Versie 1.1 · Bijgewerkt op 2 oktober 2026
1. Wie is verantwoordelijk?
Fieldwork Digital Vof is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor onze eigen dienstverlening en correspondentie. Ons adres is Tollensstraat 98, 3035 NM Rotterdam, Nederland. KvK-nummer: 42179249. Voor vragen of privacyverzoeken kun je voorlopig mailen naar stijnmaatman2008@gmail.com. De zakelijke e-mail wordt later toegevoegd.
2. Contactformulier en e-mail
Het formulier verstuurt je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, gewenste dienst en bericht naar onze mailserver. Een telefoonnummer is optioneel. De mailserver verzendt je aanvraag naar stijnmaatman2008@gmail.com. Het e-mailadres wordt gebruikt als antwoordadres. Formulierinhoud wordt niet opgeslagen in een website-database, cookies of browseropslag. De hostingprovider kan e-mail tijdelijk in een mailwachtrij verwerken. Je browser kan gegevens via autofill onthouden. Deel geen wachtwoorden, identiteitsbewijzen, betaalgegevens of gevoelige persoonsgegevens.
3. Doel en rechtsgrond
We gebruiken ontvangen correspondentie om je vraag te beantwoorden en een eventuele offerte voor te bereiden. Voor een offerte die je voor jezelf aanvraagt, is de grondslag het nemen van stappen op jouw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst. Algemene vragen en contact namens een bedrijf behandelen we op basis van ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke correspondentie; we beperken dit tot wat nodig is en houden rekening met jouw privacy. We gebruiken je contactgegevens niet voor nieuwsbrieven, profilering of reclame. Het vinkje bij het formulier bevestigt dat je dit beleid hebt gelezen; het is geen marketingtoestemming.
4. Bewaartermijn
Correspondentie over aanvragen die niet tot een opdracht leiden, verwijderen we uiterlijk drie maanden na het laatste contact, inclusief de relevante berichten in de inbox en verzonden e-mail. Dit gebeurt handmatig, niet via een automatische verwijderfunctie van deze website. Als een opdracht volgt, leggen we vóór verdere verwerking vast welke klantgegevens nodig zijn en hoe lang die worden bewaard. Gegevens die voor een concrete wettelijke verplichting of een lopend juridisch geschil nodig zijn, bewaren we alleen zolang die noodzaak bestaat. De termijn van drie maanden geldt niet voor technische gegevens die de hosting- of e-mailprovider onder zijn eigen beleid verwerkt.
5. Hosting, e-mail en andere websites
Deze website wordt gehost bij DirectVPS via Plesk. De server verwerkt technische gegevens voor levering en beveiliging, waaronder IP-adressen en verzoekinformatie in serverlogs. Het contactformulier gebruikt de lokale mailserver van de hosting voor verzending. Aanvragen komen in de genoemde Gmail-inbox bij Google terecht. We verkopen je gegevens niet. Bij wettelijke verplichtingen kan verstrekking aan bevoegde instanties nodig zijn. Portfolio-afbeeldingen staan op deze website; externe projectwebsites laden pas als je hun link opent en hebben een eigen beleid.
6. Internationale verwerking
Google gebruikt internationale infrastructuur; verwerking van e-mail kan ook buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Het privacybeleid van Google beschrijft de toepasselijke waarborgen. De hostingprovider verwerkt gegevens volgens zijn eigen afspraken en privacybeleid. Dit betekent niet dat alle gegevens uitsluitend in Nederland worden verwerkt.
7. Beveiliging
De website gebruikt HTTPS, invoercontrole op de server, een ondertekend beveiligingstoken en een functionele beveiligingscookie. Invoer- en aanvraagcontrole helpen spam en dubbele verzending te beperken. Hiervoor bewaren we tijdelijke hashes en een verzendstatus buiten de openbare webmap; geen leesbare namen, e-mailadressen, berichten of IP-adressen. Deze gegevens verlopen na maximaal één uur en worden bij een volgende verzendpoging opgeruimd. Bij uitblijven van nieuwe aanvragen kunnen verlopen gegevens langer op de server blijven staan. De hostingprovider beheert technische logs, mailwachtrijen en eventuele backups volgens zijn eigen afspraken. De beveiliging en bewaring van ontvangen e-mail hangen ook af van de inbox en provider. Geen enkele beveiliging biedt een absolute garantie.
8. Jouw rechten en wijzigingen
Je kunt ons vragen om inzage, correctie of verwijdering van je gegevens. Ook kun je, wanneer van toepassing, verzoeken om beperking of overdracht van gegevens en bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Als we ooit toestemming als grondslag gebruiken, kun je die weer intrekken. Stuur je verzoek naar het hierboven genoemde e-mailadres. We reageren in beginsel binnen één maand; als een wettelijke verlenging nodig is, laten we dat binnen die maand weten. We kunnen minimale aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Bij wijzigingen in de website of verwerking passen we dit beleid aan en wijzigen we de datum.